Hilfe & häufige Fragen

Beim ersten Login startet der Einrichtungs-Assistent automatisch. Er fragt die wichtigsten Eckdaten ab (seit wann du selbstständig bist, Umsatzsteuer, SVS, Familienbonus, Fahrzeug, E-Mail-Versand) und stellt Rechenchef passend ein. Mit Weiter / Zurück navigierst du, am Ende speicherst du mit Alles klar, loslegen.

Du kannst jeden Schritt jederzeit später ändern — nichts ist endgültig.

Gehe auf Profil → Stammdaten. Im Abschnitt „Erstkonfiguration" findest du den Button Nochmal durchgehen. Schließt du den Assistenten zwischendurch mit Später erinnern, merkt er sich deinen Stand und macht beim nächsten Mal dort weiter.

Profil → Stammdaten enthält Name, Adresse und Gründungsdatum, Profil → Steuer deine Steuernummer, UID und den USt-Status (Kleinunternehmer vs. USt-pflichtig), Profil → SVS deinen SVS-Modus. Das Gründungsdatum bestimmt dein erstes Steuerjahr.

Unter Profil → Steuer über den USt-Status. Stellst du auf USt-pflichtig, weist Rechenchef die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus und rechnet Vorsteuer aus deinen Ausgaben gegen.

1. Sidebar → Einnahmen, dann oben rechts Neuer Auftrag. Gib eine Auftragsbezeichnung ein und wähle einen Kunden (oder trage ihn direkt ein).
2. Im Auftrag auf Dokument anlegen klicken und Neue Rechnung wählen.
3. Datum, Posten (Menge, Einheit, Preis netto) und die USt-Behandlung eintragen, dann Speichern.

Wie bei einer Rechnung, nur wählst du unter Dokument anlegen den Typ Neues Angebot. Nimmt der Kunde an (online oder telefonisch), öffnest du das Angebot und klickst Angebot in Rechnung umwandeln.

Für Anzahlungen gibt es Anzahlung oder Teilrechnung erstellen — dort gibst du den Prozentsatz des Angebots an.

Die fortlaufende Rechnungsnummer wird bewusst erst beim Versand per E-Mail, beim PDF-Download oder beim Setzen auf Bezahlt vergeben. Ein bloßer Download gilt in Rechenchef noch nicht als Versandnachweis: Du kannst die Rechnung weiterhin eigenverantwortlich bearbeiten oder nach einer Warnung löschen. Sobald ein Versand oder eine Bereitstellung dokumentiert ist, wird die Nummer beim Löschen nicht wiederverwendet.

Unter Profil → Rechnung. Dort legst du Format/Präfix und die nächste Nummer fest. Der Zähler kann nicht unter eine bereits vergebene Nummer gesetzt werden, und doppelte Nummern werden hart verhindert — bei einem ungewöhnlichen Sprung warnt Rechenchef.

Beim Erstellen kannst du den Status direkt auf Bezahlt setzen und ein Bezahlt am-Datum angeben. Nachträglich öffnest du die Rechnung und klickst Zahlungsverlauf öffnen — dort trägst du auch Teilzahlungen mit Datum und Betrag ein. Der Status wechselt automatisch zwischen Ausstehend, Teilbezahlt und Bezahlt.

Öffne die Rechnung. Du hast drei Wege:

• per Mail senden — verschickt sie direkt an den Kunden (E-Mail beim Kunden vorausgesetzt) und archiviert die versandte PDF-Fassung samt Versandnachweis.
• als PDF herunterladen — zum selbst Weiterschicken, Prüfen oder Ablegen. Der Download allein gilt in Rechenchef nicht als Versandnachweis.
• Kundenportal-Link kopieren — der Kunde kann die bereitgestellte Rechnung online sehen und als PDF laden.

Vor Änderungen oder dem Löschen einer bereits versendeten beziehungsweise bereitgestellten Rechnung warnt Rechenchef ausdrücklich.

Der Versand-Button ist nur aktiv, wenn beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Ergänze sie unter Kunden (oder direkt im Auftrag) — danach kannst du senden. Alternativ nutzt du den Kundenportal-Link oder den PDF-Download.

Öffne die Rechnung und wähle Stornieren. Du gibst Storno-Datum und Grund an. Die Originalrechnung bleibt erhalten (Status „Storniert"); Rechenchef legt eine eigene Stornorechnung mit der nächsten laufenden Nummer an. Das ist der von Rechenchef empfohlene, nachvollziehbare Weg. Eine harte Sperre gibt es bewusst nicht: Nach einer deutlichen Warnung kannst du Rechnungen weiterhin eigenverantwortlich bearbeiten oder endgültig löschen.

Nur wenn die Leistung in einem anderen Monat erbracht wurde als das Rechnungsdatum (z. B. Leistung im Dezember, Rechnung im Jänner). Lässt du es leer, gilt automatisch das Rechnungsdatum. Es beeinflusst die Kleinunternehmer-Grenze, nicht die Einkommensteuer. Die Felder findest du im Rechnungsformular unter Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum von/bis.

Dafür gibt es meist einen dieser drei Gründe:

• Offene Reverse-Charge-Einstufung: Eine oder mehrere Einnahmen sind noch nicht klassifiziert („Manuell prüfen"). Solange das offen ist, sperrt Rechenchef neue Rechnungen, damit der USt-Default stimmt — siehe die nächste Frage.
• USt-/KU-Status nicht bestätigt: Bestätige den Status unter Profil → Steuer (ggf. Vorjahresumsatz eintragen oder „Erstes Steuerjahr" markieren). Danach wird die Anlage automatisch wieder freigegeben.
• Probezeit abgelaufen: Nach Ablauf ist das Schreiben gesperrt. Wähle unter Profil → Zahlungen einen Plan.

Steht eine Einnahme auf Manuell prüfen, sperrt Rechenchef neue Rechnungen, bis du sie einordnest. So gehst du vor:

1. Auf Einnahmen oben auf … offene Einstufungen anzeigen klicken — das filtert auf die betroffenen Einträge.
2. Den jeweiligen Eintrag öffnen.
3. Im Block Klassifikation für die Kleinunternehmer-Schwelle die passende Art wählen (weg von Manuell prüfen):
   • Nicht in AT steuerbar (B2B-EU, Drittland) — zählt nicht zur Kleinunternehmer-Schwelle.
   • Inländisches Reverse Charge (§ 19 UStG) — im Inland steuerbar, zählt zur Schwelle.
4. Speichern. Sobald keine Einstufung mehr offen ist, sind neue Rechnungen wieder frei.

Üblicherweise einer dieser Fälle:

• Kunde darf Menge online bestimmen: Enthält das Angebot solche Posten, ist eine (Teil-)Rechnung erst möglich, nachdem der Kunde das Angebot online angenommen hat. Alternativ den Haken bei den betreffenden Posten entfernen.
• Angebot wurde abgelehnt: Bearbeite oder versende es neu, bevor du eine Rechnung erstellst.
• Bereits vollständig in Rechnung gestellt: Aus dem Angebot wurde schon zu 100 % abgerechnet.

Ja. Rechenchef setzt auf Eigenverantwortung und sperrt dich nicht künstlich ein. Bei einer bereits versendeten oder bereitgestellten Rechnung musst du die Änderung oder das endgültige Löschen aber ausdrücklich bestätigen.

Solange der Datensatz erhalten bleibt, bleibt auch die beim ersten Mailversand archivierte PDF-Fassung unverändert. Beim endgültigen Löschen verschwindet das Versandarchiv ebenfalls aus Rechenchef; eine bereits versendete Rechnungsnummer wird jedoch nicht wiederverwendet. Für Originale, Korrekturen, Aufbewahrung und die steuerlich richtige Behandlung bleibst du selbst verantwortlich. Storno oder Rechnungsberichtigung ist meistens der sauberere Weg.

Angebote bleiben grundsätzlich bearbeitbar; angenommene Angebote werden zum Schutz des vereinbarten Standes gesperrt. Der kostenlose Rechnungsgenerator speichert weder Dokumente noch Nummernkreis oder Versandnachweise und ist deshalb kein Rechnungsarchiv.

Sidebar → Kunden → Neuer Kunde. Mindestens Firma oder Ansprechpartner muss ausgefüllt sein — alle anderen Felder (Adresse, E-Mail, UID, Notiz) sind optional. Mit Speichern schließt du ab.

Ja. Trägst du beim Kunden eine UID-Nummer ein, erscheint daneben Prüfen — das gleicht die Nummer gegen das EU-VIES-System ab.

Bestehende Aufträge und Rechnungen behalten ihre bereits erfassten Rechnungsdaten — sie verschwinden nicht. Gelöscht wird nur der Kundeneintrag im Adressbuch.

Sidebar → Ausgaben → Neue Ausgabe. Pflichtfelder sind Datum, Betrag, Beschreibung und Kategorie. Je nach Kategorie und USt-Status setzt Rechenchef die Vorsteuer automatisch.

1. Im Ausgaben-Formular unter Beleg hochladen die Datei wählen oder per Drag & Drop ablegen (Bild, PDF oder HEIC).
2. Auf OCR starten klicken. Die Texterkennung schlägt Datum, Betrag und Beschreibung vor.
3. Vorschläge prüfen, bei Bedarf anpassen, dann speichern.

OCR überschreibt nie Felder, die du schon ausgefüllt hast. Erkennt es nichts zuverlässig, meldet es das — dann trägst du die Werte einfach manuell ein.

Klicke im Upload-Feld erneut bzw. lege eine neue Datei darüber ab („Klicken oder Datei ablegen, um zu ersetzen"). Der alte Beleg wird dabei durch den neuen ersetzt.

Wähle die Kategorie Bewirtung (50 % absetzbar). Dann erscheint ein Feld Steueraufteilung laut Beleg, in dem du die Brutto-Beträge nach 10 % / 13 % / 20 % aufteilst. Rechenchef berücksichtigt die 50-%-Regel automatisch.

Bis 1.000 € ist die Ausgabe sofort voll absetzbar (geringwertiges Wirtschaftsgut). Über 1.000 € aktiviert Rechenchef bei Hardware/Software automatisch die Abschreibung über mehrere Jahre und zeigt das Feld Nutzungsdauer (Jahre) (Empfehlung: 3 Jahre für Computer/Laptop und Software).

Ja, sowohl bei Ausgaben als auch bei Einnahmen. Neben dem Betrag wählst du die Währung (EUR sowie elf Fremdwährungen wie USD, GBP, CHF, PLN oder CZK). Rechenchef holt automatisch den offiziellen EZB-Referenzkurs zum Beleg- bzw. Leistungsdatum und rechnet den Betrag in Euro um.

Gespeichert und in allen Berechnungen (Vorsteuer, Steuerbasis, AfA, Rücklage) wird immer der Euro-Betrag verwendet. Originalbetrag, Kurs und Kursdatum bleiben zur Nachvollziehbarkeit erhalten und werden am Eintrag angezeigt.

Änderst du das Datum, lädt Rechenchef den passenden historischen Kurs neu (an Wochenenden und Feiertagen den letzten verfügbaren Kurstag). Beim Beleg-Scan (OCR) wird eine Fremdwährung erkannt und der Kurs automatisch nachgeladen.

Aktiviere das Modul im Einrichtungs-Assistenten oder unter Profil → Fahrzeug. Dort legst du auch dein erstes Fahrzeug an. Erst danach erscheint Fahrzeug in der Sidebar mit Fahrtenbuch und Kosten.

Sidebar → Fahrzeug → Neue Fahrt. Wähle Datum und Fahrzeug und gib die Kilometer an — entweder direkt oder über Km-Stand Anfang/Ende.

Bei einer betrieblichen Fahrt sind Start, Ziel und Zweck Pflicht. Hast du nebenbei einen Job, musst du bei Arbeitswegen zusätzlich die steuerliche Einordnung wählen.

Das hängt von deiner Standardmethode ab (einstellbar unter Profil → Fahrzeug). Bei Kilometergeld sind Treibstoff, Service, Versicherung, Maut und Vignette bereits abgegolten — du führst nur das Fahrtenbuch. Bei tatsächlichen Kosten erfasst du die einzelnen Belege unter Neue Kosten. Im Modus „Vergleich" zeigt Rechenchef beides.

Wertgüter sind längerlebige Anschaffungen (z. B. Laptop, Kamera, Werkzeug), die über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Unter Sidebar → Wertgüter → Wertgut legst du sie mit Datum, Betrag, Bezeichnung und Kategorie an. Über 1.000 € erscheint die Nutzungsdauer; du kannst auch den betrieblichen Nutzungsanteil in Prozent setzen.

Wurde das Wertgut automatisch aus einer Ausgabe erzeugt, kommen Datum, Betrag, Bezeichnung und Kategorie aus dieser Ausgabe und sind hier gesperrt (du änderst sie in der Ausgabe selbst). Bearbeiten kannst du hier den beruflichen Grund, den Betriebsanteil, die Notiz und den Behalten-Status.

Auf dem Dashboard. Dort siehst du die geschätzte Einkommensteuer, den geschätzten SVS-Beitrag und die Gesamtrücklage, dazu eine Quartalsübersicht. Die Werte rechnen laufend mit deinen erfassten Einnahmen und Ausgaben mit.

Unter Sidebar → Jahresabschluss. Oben wählst du das Jahr und klickst Drucken / PDF — darüber speicherst du das fertige Paket (inkl. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) als PDF für dich oder deine Steuerberatung.

Für das gewählte Jahr fehlen bestätigte Einstellungen (z. B. USt-Pflicht, Pauschalierung, SVS). Klicke Steuerjahr bestätigen und bestätige die Eckdaten — danach ist die Berechnung nicht mehr als vorläufig markiert.

1. Gehe auf Profil → Steuerberater. Dort durchsuchst du das Verzeichnis (Name, Spezialisierung, Sprache, Ort).
2. Auf der Karte des gewünschten Beraters Als meinen Steuerberater anfragen klicken.

Der Status erscheint oben als Banner: Anfrage gesendet — wartet auf Bestätigung, Freigabe aktiv — … kann jetzt mitlesen oder … hat die Freigabe abgelehnt.

Standardmäßig kann dein Steuerberater deine Daten nur mitlesen. Erst wenn du unter Profil → Steuerberater den Haken Bearbeitung durch Steuerberater erlauben setzt, darf er deine Jahres-/Steuereinstellungen, Profilangaben und den Quartalsstatus anpassen.

Jede solche Änderung wird dir als Nachricht angezeigt und im Audit-Log protokolliert. Den Haken kannst du jederzeit wieder entfernen.

Sobald du einen Steuerberater angefragt oder verbunden hast, erscheint Nachrichten in der Sidebar. Dort schreibst du ihm direkt (Enter zum Senden, Shift+Enter für eine neue Zeile). Ungelesene Nachrichten zeigt ein Zähler am Menüpunkt. Ohne zugewiesenen Steuerberater ist der Menüpunkt ausgeblendet.

Unter Profil → Steuerberater über Aktuelle Zuweisung entfernen. Du bestätigst einmal im Dialog — danach hat der Berater keinen Zugriff mehr auf deine Daten.

Unter Profil → Sicherheit auf Passkey hinzufügen. Aus Sicherheitsgründen bestätigst du einmal dein aktuelles Passwort, danach legst du den Passkey über Touch ID, Windows Hello o. Ä. an. Beim nächsten Login wählst du dann Mit Passkey anmelden.

Auf der Anmeldeseite Passwort vergessen? wählen und deine E-Mail eingeben. Du bekommst einen Link (2 Stunden gültig), um ein neues Passwort zu setzen. Hinweis: Beim Zurücksetzen werden bestehende Passkeys ungültig — leg sie nach dem nächsten Login einfach neu an.

Schau zuerst im Spam-Ordner. Auf der Bestätigungsseite kannst du die Mail über Erneut senden noch einmal anfordern. Kommt weiterhin nichts, schreib uns an hallo@rechenchef.at.

Standardmäßig 30 Tage. Bist du über einen Empfehlungslink gekommen, sind es 60 Tage. Den Status (verbleibende Tage) siehst du unter Profil → Zahlungen.

Rechenchef startet nur mit hinterlegtem PayPal-Abo — ohne das gibt es keinen Zugang.

Unter Profil → Zahlungen wählst du Monats- (€ 9,00) oder Jahresabo (€ 89,00), bestätigst die Vertragsinformationen und autorisierst das Abo bei PayPal. Rechenchef prüft Subscription, Tarif, Währung und die Länge der Startphase direkt bei PayPal.

Heute werden 0,00 € abgebucht. Erst nach der Serverprüfung startet deine kostenlose Startphase (30 Tage, mit Empfehlungslink 60) und der Zugang wird aktiv. Die erste Abbuchung erfolgt automatisch nach Ablauf deiner Gratistage — das Datum siehst du vor dem Abschluss und danach jederzeit unter Profil → Zahlungen. Wenn du nicht weitermachen willst, kündigst du einfach vorher; dann wird nie etwas abgebucht.

Normalerweise passiert gar nichts: Nach Ablauf der Gratistage startet die reguläre Abbuchung über dein bereits hinterlegtes PayPal-Abo, und du arbeitest ohne Unterbrechung weiter.

Gesperrt wird nur, wenn kein aktives Abo mehr hinterlegt ist — etwa nach einer Kündigung oder einer fehlgeschlagenen Abbuchung. Dann ist ausschliesslich das Schreiben gesperrt (neue Rechnungen, Ausgaben usw.). Lesen, Exportieren und Backups bleiben weiterhin möglich, deine Daten sind also jederzeit zugänglich.

Unter Profil → Daten. Vollständiges Backup (JSON) lädt eine Datei mit allen Aufträgen, Ausgaben, Belegen und Einstellungen herunter. Zum Einspielen Backup importieren wählen.

Beim Import gibt es zwei Modi: Bestehende Daten ersetzen löscht zuerst alle aktuellen Daten und schreibt dann das Backup — Nur fehlende Felder übernehmen ergänzt, ohne zu löschen.

Unter Profil → Daten über Alle Daten zurücksetzen. Das löscht Profil, Aufträge, Kunden, Ausgaben, Belege und Einstellungen unwiderruflich — du musst es in einem Dialog ausdrücklich bestätigen. Erstelle vorher am besten ein Backup.